Controlling beginnt in der Buchhaltung

Wie Sie Ihre Buchführung aufbauen müssen, um wirtschaftlich zu steuern – und warum Kostenstellen und Kostenträger dabei unverzichtbar sind

In vielen Unternehmen ist die Buchhaltung ein Pflichtprozess: Belege rein, Steuer raus. Dabei bleibt jedoch enormes Potenzial ungenutzt – insbesondere für das Controlling. Denn nur wenn die Buchhaltung strukturiert, detailliert und leistungsbezogen aufgebaut ist, kann sie zur Grundlage echter Steuerungsinformationen werden.

In diesem Beitrag zeigen wir praxisnah:

• wie eine leistungsfähige Buchhaltung für Controlling-Zwecke strukturiert sein muss,
• welche Rolle die Belegerfassung dabei spielt,
• und welchen Mehrwert die Kostenstellen- und Kostenträgerrechnung für Transparenz, Effizienz und Entscheidungsqualität liefert.

1. Detaillierte Belegerfassung: Der Schlüssel zu wirtschaftlicher Transparenz

Eine buchhalterische Gesamtsumme hilft nicht weiter, wenn die zentrale Frage lautet:
Welche Leistungen bringen wirklich Gewinn – und welche nicht?

Gerade Unternehmen mit mehreren Leistungskategorien – z. B. Produkte, Dienstleistungen, Projekte, Kundengruppen – benötigen eine Belegerfassung, die wirtschaftliche Zusammenhänge abbildet. Nur so lassen sich Umsätze, Kosten und Erträge verursachungsgerecht analysieren.

Ziel: Aufwendungen zuordnen, Leistungen bewerten

Stellen Sie sich folgende Situation vor: Zwei Leistungen (A und B) erwirtschaften je 1 Mio. € Umsatz. Doch während A mit 150.000 € Kosten arbeitet, verschlingt B über 300.000 €. Das Ergebnis: Unterschiedliche Deckungsbeiträge – und eine notwendige strategische Entscheidung.

Damit Sie solche Differenzen erkennen, benötigen Sie:

a) Beleggenaue Leistungserfassung

Bei der Buchung muss klar sein:

• Wofür wurde etwas ausgegeben?
• Für welche Leistung, Kunde, Auftrag oder Produktgruppe steht dieser Aufwand?
• Welche Erlöse lassen sich dieser Leistung direkt zuordnen?

Das gelingt durch:

• Projekt- oder Kostenträgernummern in jeder Buchung
• Zusatzfelder in der Buchhaltungssoftware (z. B. Kunden-/Auftragsreferenz)
• Automatisierte Auswertungsstrukturen über ERP-Systeme oder BI-Tools

b) Einheitliche Buchungslogik und Kontenstruktur

Ein einheitlich gepflegter Kontenrahmen mit:

• sauberer Trennung nach Kostenarten (Material, Personal, Fremdleistung etc.)
• Ergänzung um Kostenstellen und Kostenträger
• Trennung von direkten und indirekten Kosten

erlaubt eine schnelle und sichere Auswertung nach Leistungen, Projekten und Kunden.

c) Technische Unterstützung nutzen

Moderne Systeme bieten OCR-gestützte Belegerfassung, automatisierte Projektzuordnungen, Workflows zur Kontierung und Reporting-Schnittstellen. Ziel: Weniger manuelle Arbeit, mehr Analysefähigkeit.

Ergebnis: Aussagefähige Leistungsauswertungen

Mit einer strukturierten Buchhaltung können Sie auf Knopfdruck sehen:

• Welche Leistungen sind umsatz- und gewinnstark?
• Welche Leistungen sind umsatzstark, aber defizitär?
• Wo entstehen regelmäßig Kostenüberschreitungen?

2. Kostenstellenrechnung: Kosten dort steuern, wo sie entstehen

Die Kostenstellenrechnung ergänzt die Buchhaltung um eine wichtige Dimension: die organisatorische Sicht auf die Kostenentstehung.

Was ist eine Kostenstelle?

Eine Kostenstelle ist ein Bereich, in dem Kosten entstehen – z. B.:

• Produktion
• Vertrieb
• Verwaltung
• IT
• Lager

Jeder Aufwand, der nicht direkt einer Leistung zugeordnet werden kann, wird einer Kostenstelle zugewiesen, um später über Umlagen oder Schlüssel den Leistungen anteilig zugeordnet zu werden.

Nutzen für das Controlling:

• Abweichungsanalysen (Ist vs. Plan) auf Abteilungsebene
• Verantwortlichkeitszuweisung (z. B. Kostenstelle „Vertrieb“ für Messekosten)
• Identifikation ineffizienter Funktionsbereiche

3. Kostenträgerrechnung: Erkennen, welche Leistungen wirklich rentabel sind

Während die Kostenstellenrechnung die Ortsebene der Kosten betrachtet, beantwortet die Kostenträgerrechnung die Frage:

Für welche Leistungen oder Aufträge sind die Kosten angefallen?

Das können sein:

• Einzelprodukte
• Kundenaufträge
• Dienstleistungen
• Projektgruppen

Durch die Zuordnung von direkten und anteiligen Gemeinkosten entsteht eine vollständige Sicht auf die Wirtschaftlichkeit einzelner Leistungen.

Nutzen für die Praxis:

• Ermittlung von Deckungsbeiträgen
• Bewertung von Produktlinien
• Entscheidung über Preisgestaltung, Sortimentsbereinigung oder Kundenfokus

4. Umsetzung in der Praxis: Ihr Weg zur controllingfähigen Buchhaltung

So schaffen Sie die Basis:

• Einführung oder Erweiterung einer Kostenstellen- und Kostenträgerstruktur
• Standardisierung der Buchungsprozesse inkl. Leistungsbezug
• Nutzung digitaler Tools zur automatisierten Belegverarbeitung
• Aufbau von Berichtssystemen für Deckungsbeitrags- und Ergebnisrechnungen
• Regelmäßige Schulung und Zusammenarbeit zwischen Buchhaltung und Controlling

Fazit: Controlling ohne Buchhaltungsstruktur ist Blindflug

Eine Buchhaltung, die wirtschaftliche Zusammenhänge nicht abbildet, verhindert fundierte Entscheidungen. Wer dagegen auf strukturierte, verursachungsgerechte Belegerfassung und Kostenrechnung setzt, kann nicht nur besser steuern, sondern gezielt wachsen.

Kostenstellen- und Kostenträgerrechnung machen aus der Buchhaltung ein wertvolles Steuerungsinstrument – nicht nur ein Archiv von Belegen.

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