Datenbasis & Zusammenarbeit – So klappt’s mit Buchhaltung und Controlling

Ein leistungsstarkes Dashboard ist das Herzstück moderner Unternehmenssteuerung. Es soll auf einen Blick zeigen, wie es um Liquidität, Rentabilität und Wachstum steht. Doch selbst das beste Tool nützt wenig, wenn die zugrunde liegenden Daten unvollständig, verspätet oder falsch sind. In diesem Beitrag zeigen wir, warum die Zusammenarbeit mit Buchhaltung und Controlling entscheidend ist, welche Zuarbeiten notwendig sind – und wie Sie die Abläufe im Unternehmen dafür optimal gestalten.

Warum das beste Dashboard ohne gute Daten scheitert

Ein Dashboard ist kein magisches Analyse-Werkzeug, sondern abhängig von der Qualität der Daten, die es speist. Fehlen aktuelle Buchungsdaten oder stimmen Planwerte nicht mit der Realität überein, werden auch die besten Visualisierungen zur Illusion.

Typische Probleme in der Praxis:

• Verzögerte Buchhaltung: Wenn Buchungen erst Wochen nach Monatsende vorliegen, hinkt das Dashboard der Realität hinterher.
• Uneinheitliche Datenquellen: Unterschiedliche Excel-Dateien, Planungen in E-Mails oder isolierte Tools führen zu fehleranfälliger Konsolidierung.
• Mangelnde Abstimmung: Controlling und Buchhaltung sprechen nicht dieselbe Sprache – oder tauschen sich zu selten aus.

Die Folge: Entscheidungen basieren auf überholten oder unvollständigen Informationen – mit potenziell gravierenden Auswirkungen für Liquidität, Investitionen oder Personalplanung.

Interne Abteilungen vs. Externe Berater – Wo ist die Datenqualität besser?

Die Qualität der Daten hängt auch davon ab, woher sie stammen – also ob Sie intern erzeugt oder extern aufbereitet werden. Beides hat Vor- und Nachteile:

Quelle	Vorteile	Risiken / Herausforderungen
Interne Abteilungen	Tieferes Verständnis für das Tagesgeschäft, unmittelbarer Zugriff auf Originaldaten	Operative Überlastung, fehlendes Know-how bei Datenstruktur & Reporting
Externe Berater	Objektive Analyse, methodische Expertise, strukturierte Datenaufbereitung	Informationslücken durch fehlenden Zugang, längere Kommunikationswege

Empfehlung: Idealerweise arbeiten interne und externe Akteure eng zusammen. Die internen Teams liefern Rohdaten und Kontext, die externen Berater strukturieren, automatisieren und validieren – so entsteht ein belastbares Fundament für Ihr Dashboard.

Was externe Berater nie von allein wissen können – und unbedingt brauchen

Auch erfahrene Berater mit Zugang zu Buchhaltungsdaten und Reporting-Tools sind auf bestimmte unternehmensinterne Informationen angewiesen. Ohne diese kontextuellen Details drohen Fehlinterpretationen oder unvollständige Analysen.

Diese Informationen müssen aktiv vom Unternehmen bereitgestellt werden:

1. Strategischer Kontext:
• Was sind die aktuellen Unternehmensziele? (z. B. Wachstum, Konsolidierung, Exit)
• Gibt es geplante Investitionen, Marktveränderungen oder Personalstrategien?
2. Geschäftsmodell & Besonderheiten:
• Wie genau wird Umsatz generiert? Gibt es saisonale Schwankungen?
• Welche Leistungen oder Produkte verursachen welche Kosten?
3. Organisationsstruktur:
• Welche Abteilungen, Standorte, Teams gibt es? Wer ist verantwortlich?
• Wie sind Kostenstellen und Projekte strukturiert?
4. Prozesse & Systeme:
• Welche Tools werden in Buchhaltung, CRM, ERP oder Zeiterfassung verwendet?
• Wo entstehen Reibungsverluste, doppelte Datenerfassungen oder Systembrüche?
5. Zukunftsplanung & Szenarien:
• Gibt es interne Planrechnungen, Forecasts oder Businesspläne?
• Welche Annahmen liegen den Planungen zugrunde?
6. Aktuelle Engpässe und Pain Points:
• Wo fehlt derzeit Transparenz? Welche Fragen stellen sich Geschäftsführung oder Investoren regelmäßig?

Praxis-Tipp: Bereiten Sie diese Informationen einmalig auf – z. B. als Management-Briefing oder Onboarding-Dokument – und aktualisieren Sie sie quartalsweise. So arbeiten externe Berater schneller, zielgerichteter und mit höherer Datenqualität.

Zuarbeiten: Was Dashboard & Geschäftsführung wirklich brauchen

Damit ein Management-Dashboard valide und aktuell ist, müssen folgende Informationen regelmäßig und abgestimmt bereitgestellt werden:

1. Aus der Buchhaltung:

• Aktueller Stand der offenen Posten (Debitoren/Kreditoren)
• Umsatz und Kosten auf Monatsbasis (idealerweise nach Kostenstellen)
• Liquiditätsstatus inkl. Kontenstände
• Rückstellungen und Abgrenzungen

2. Aus dem Controlling:

• Monats- und Jahresplanungen (Soll-Zahlen)
• Abweichungsanalysen (Soll-Ist-Vergleiche)
• Forecasts (z. B. Umsatz, Kostenentwicklung, Personal)
• Wirtschaftlichkeitsanalysen einzelner Projekte oder Produkte

3. Aus der Finanzplanung:

• Zahlungspläne und Investitionsvorhaben
• Finanzierungsbedarf und Kreditlinien
• Steuerprognosen und Rücklagen

Tipps für eine reibungslose Zusammenarbeit im Unternehmen

Die Qualität der Daten hängt maßgeblich von der Qualität der Zusammenarbeit im Unternehmen ab. Hier sind fünf bewährte Tipps:

1. Klare Verantwortlichkeiten definieren
2. Gemeinsame Datenstandards einführen
3. Zentrale Datenplattform etablieren
4. Regelmäßige Abstimmungen organisieren
5. Prozessdigitalisierung vorantreiben

Fazit:

Ein Dashboard ist nur so gut wie die Datenbasis, auf der es steht – und die Zusammenarbeit, die es ermöglicht. Wer klare Prozesse, regelmäßige Abstimmungen und ein abgestimmtes Zusammenspiel zwischen internen Fachbereichen und externen Partnern etabliert, macht aus seinem Dashboard ein echtes Steuerungsinstrument.