Digitalisierung in KMU: Mit digitaler Belegerfassung, smarter Inventur und klaren KPIs zur besseren Unternehmenssteuerung

Einleitung: Digitalisierung – aber bitte mit Plan

Viele kleine und mittlere Unternehmen (KMU) haben die Notwendigkeit zur Digitalisierung erkannt, doch häufig fehlt eine klare Strategie zur Umsetzung. Statt punktueller Insellösungen braucht es einen integrierten Ansatz: von der Belegerfassung über die Lagerführung bis hin zur Steuerung mittels Kennzahlen. Dieser Beitrag zeigt praxisnah, wie KMU mit einer fundierten Strategie zur Einführung digitaler Belege, einer gut vorbereiteten Inventur und der gezielten Anwendung von KPI in KMU die Weichen für eine zukunftsfähige, digitale Unternehmensführung stellen.

 

Digitale Belege: Warum der Einstieg den Unterschied macht

Die Grundlage jeder Digitalisierung: Digitale Belege richtig einführen

Die Einführung digitaler Belege ist mehr als nur das Einscannen von Rechnungen. Es geht um durchdachte Prozesse – von der Belegerfassung über die Freigabe bis hin zur Integration in Buchhaltung und Controlling.

Erfolgsfaktoren bei der Einführung:

• Frühzeitige Abstimmung mit dem Steuerberater (z. B. Schnittstellen zu DATEV, Agenda, Lexoffice)
• Verwendung kompatibler Tools wie GetMyInvoices, Invoicefetcher oder BuchhaltungsButler
• Automatisierte Workflows für Belegimport, Freigabe und Zahlungsabgleich
• Verfahrensdokumentation zur Einhaltung von GoBD und Nachvollziehbarkeit

Praxis-Tipp: Beginnen Sie mit einem definierten Pilotbereich (z. B. Eingangsrechnungen < 500 €) und skalieren Sie den Prozess anschließend. So bleibt die Einführung überschaubar und erfolgreich.

 

Inventur: Von der Pflicht zur smarten Planung

Eine professionelle Inventur spart Zeit und Geld

Die Inventur ist für viele KMU eine ungeliebte Pflicht – dabei kann sie mit guter Planung und digitalen Hilfsmitteln erheblich effizienter gestaltet werden.

Bausteine einer optimierten Inventurstrategie:

• Einsatz mobiler Geräte (Smartphone, Tablet mit Scanfunktion)
• ABC-Analyse zur Priorisierung von Artikeln
• Cycle-Counting: fortlaufende, stichtagsunabhängige Bestandsaufnahme
• Lagerstrukturierung und eindeutige Artikelkennzeichnung (z. B. mit Barcodes)

Checkliste für KMU:

• Artikelstammdaten aktuell?
• Lagerplätze eindeutig definiert?
• Bewertungsmethode gewählt (FIFO, Durchschnitt, Festwert)?
• Rollen und Verantwortlichkeiten geklärt?

ROI-Faktor: Eine gut strukturierte Inventur reduziert Schwund, erleichtert die Jahresabschlusserstellung und verbessert die Datenbasis für Ihre Unternehmenssteuerung.

 

KPIs in KMU: Weniger ist mehr

Klar definierte Kennzahlen als Navigationshilfe

KPI für KMU sind kein Selbstzweck – sie helfen, den Überblick zu behalten und schneller zu reagieren. Wichtig ist die Auswahl relevanter Kennzahlen, die regelmäßig ausgewertet und mit Maßnahmen verknüpft werden.

Empfehlenswerte KPI-Bereiche:

• Liquidität: z. B. Liquiditätsgrad II
• Rentabilität: z. B. Umsatzrentabilität
• Effizienz: z. B. Lagerumschlag, Forderungslaufzeit
• Strategie: z. B. Kundenzufriedenheit, Wiederkaufrate

Praxisbeispiel: Ein Einzelhändler mit hohem Lagerbestand reduzierte durch Einführung eines KPI-Dashboards seine Kapitalbindung um 20 % – einfach durch gezieltes Bestandscontrolling und bessere Prognosen.

 

Fazit: Drei Hebel für die digitale Transformation

Die Kombination aus digitaler Belegstrategie, optimierter Inventur und klarer KPI-Steuerung ist ein wirkungsvoller Hebel für KMU, um Digitalisierung strukturiert und gewinnbringend umzusetzen.

Handlungsempfehlungen:

1. Strategie zur Einführung digitaler Belege entwickeln – gemeinsam mit Steuerberatung und IT.
2. Inventurprozesse analysieren und durch einfache digitale Maßnahmen verschlanken.
3. KPI in KMU gezielt nutzen, um Entscheidungen datenbasiert und schneller treffen zu können.

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