Kassenführung in der Praxis

Warum eine saubere Kassenführung so wichtig ist

Ob Café, Einzelhandel oder Handwerksbetrieb – überall dort, wo Bargeld fließt, ist die ordentliche Kassenführung ein Muss. Nicht selten wird sie jedoch stiefmütterlich behandelt. Das kann gravierende Folgen haben: Schon kleinere formale Fehler können bei Kassen-Nachschauen oder Betriebsprüfungen zu Beanstandungen und Hinzuschätzungen führen.

Aus unternehmerischer Praxis hat sich gezeigt: Eine sauber geführte Kasse schützt vor finanziellen Risiken, erhöht die Transparenz im Unternehmen und vereinfacht die Zusammenarbeit mit der Buchhaltung oder dem Steuerberater.

Grundlegende Anforderungen an die Kassenführung

1. Tägliche Aufzeichnungspflicht

Bargeschäfte sind spätestens am Tagesende zu erfassen – vollständig, korrekt und in zeitlicher Reihenfolge. Es reicht nicht, die Einnahmen pauschal zu summieren oder sie im Nachhinein einzutragen.

2. Einzelaufzeichnungspflicht

Nach § 146 AO müssen alle Geschäftsvorfälle – also Einnahmen und Ausgaben – einzeln aufgezeichnet werden. Diese Pflicht gilt unabhängig davon, ob eine Registrierkasse, ein PC-Kassensystem oder eine offene Ladenkasse verwendet wird.

Ausnahme: Nur bei Verkauf von Waren an eine Vielzahl unbekannter Personen gegen Barzahlung (z. B. auf Wochenmärkten) darf auf die Einzelaufzeichnung verzichtet werden – aber nur unter sehr engen Voraussetzungen.

3. Unveränderbarkeit und Nachvollziehbarkeit

Nach gängiger Praxis dürfen einmal erfasste Daten nicht mehr veränderbar sein. Änderungen (z. B. Stornos) müssen vollständig protokolliert werden. Besonders bei elektronischen Aufzeichnungssystemen (eAS) muss daher eine zertifizierte technische Sicherheitseinrichtung (TSE) zum Einsatz kommen, die sämtliche Vorgänge manipulationssicher speichert.

Praktische Umsetzung im Unternehmeralltag

1. Kassenbuch richtig führen – manuell oder digital

Manuelle Kassenbücher:

• Müssen täglich abgeschlossen und fortlaufend nummeriert sein.
• Korrekturen dürfen nur durch Streichung (nicht durch Radieren oder Tippex) vorgenommen werden.
• Es muss sichergestellt sein, dass alle Bargeschäfte des Tages enthalten sind.

Digitale Kassenbücher:

• Ideal in Verbindung mit Kassensystemen.
• Softwarelösungen ermöglichen automatische Buchungsvorbereitung.
• Wichtig: Auch hier gilt die Pflicht zur täglichen Erfassung und Nachvollziehbarkeit.

Tipp: Unternehmen, die noch Excel nutzen, bewegen sich in einer rechtlichen Grauzone – Excel-Kassenbücher gelten nicht als revisionssicher.

2. Einsatz eines elektronischen Kassensystems (eAS) mit TSE

Ein modernes Kassensystem bietet zahlreiche Vorteile:

• Automatische Belegerstellung mit QR-Code und TSE-Daten
• Artikelgenaue Aufzeichnung mit Warengruppen
• Direkte Anbindung an DATEV, Agenda oder andere Buchhaltungssoftware
• Automatisierte DSFinV-K-Datenexporte für Prüfungen

Wichtig: Die TSE-Pflicht gilt auch für mobile Geräte (z. B. Tablets in der Gastronomie). Auch sogenannte „Nebensysteme“ wie Handhelds müssen dokumentiert und in die Verfahrensdokumentation aufgenommen werden.

3. Umgang mit Bestellungen, Stornos und Sonderfällen

• Die erste Bestellung (nicht erst die Bezahlung) gilt als Beginn eines Geschäftsvorfalls und muss aufgezeichnet werden.
• Stornos, Bewirtungen, Trinkgelder etc. müssen klar erkennbar und dokumentiert sein.
• Bei handschriftlicher Vorerfassung (z. B. auf Bierdeckeln) ist sicherzustellen, dass diese Originalbelege aufbewahrt und später korrekt ins eAS übertragen werden.

Praxisbeispiel aus der Gastronomie:
In einem Biergarten erfassen die Servicekräfte Bestellungen auf Bierdeckeln. Diese werden nach Schichtende gesammelt und mit Namen der Bedienung archiviert – als sogenannte „Ketten“. Parallel wird jede Bestellung sofort in das eAS übertragen, um sie revisionssicher zu erfassen. Dieses Vorgehen hat sich in der Praxis bewährt.

4. Aufbewahrungspflichten

• Alle Belege (auch handschriftliche Vorbelege) sind 10 Jahre aufzubewahren.
• Digitale Aufzeichnungen müssen unveränderbar gespeichert und jederzeit exportierbar sein – z. B. im Format DSFinV-K.
• Für Prüfungen durch das Finanzamt müssen Kasseneinzeldaten schnell und vollständig vorgelegt werden können – sonst drohen Schätzungen.

Kassenführung mit offener Ladenkasse – geht das noch?

Ja – aber nur unter strengen Voraussetzungen:

• Täglicher Kassenbericht mit retrograder Methode (z. B. Anfangsbestand + Einnahmen – Ausgaben = Tagesendbestand)
• Keine Vermischung mit bargeldlosen Zahlungen
• Dokumentation aller Belege
• Keine parallele Nutzung von eAS (sonst besteht Meldepflicht)

Achtung: Mit Einführung der geplanten Registrierkassenpflicht ab 2027 könnten viele Unternehmen zur Nutzung eines eAS verpflichtet werden – sobald ein Umsatz über 100.000 € erreicht wird.

Die Rolle des Steuerberaters

Auch wenn viele Details zur Kassenführung unternehmerisch umsetzbar sind, sollte die finale Bewertung der Prozesse immer durch einen Steuerberater oder qualifizierten Kassenexperten erfolgen.

Besonders wichtig ist dabei:

• Die Abstimmung einer Verfahrensdokumentation Kasse
• Die regelmäßige Überprüfung auf technische Updates und gesetzliche Änderungen
• Die Meldung aller eingesetzten Kassensysteme gemäß § 146a AO

Fazit & Handlungsempfehlung

Zusammengefasst:

✅ Saubere Kassenführung schützt vor Risiken bei Prüfungen
✅ Moderne Kassensysteme mit TSE sind eine Investition in Sicherheit
✅ Typische Fehler lassen sich durch klare Prozesse vermeiden
✅ Analoge Notizen müssen immer digital nachvollziehbar sein
✅ Bei Unsicherheit gilt: Steuerberater fragen!

Jetzt aktiv werden:

• Prüfen Sie Ihre aktuelle Kassenlösung.
• Legen Sie Verantwortlichkeiten im Team fest.
• Sorgen Sie für eine nachvollziehbare Verfahrensdokumentation.
• Holen Sie sich externe Unterstützung bei Bedarf.