So strukturieren Sie ein Dashboard für Geschäftsführer

Warum Struktur entscheidend ist

Im ersten Beitrag haben wir erklärt, warum Geschäftsführer statt klassischer Reports ein Dashboard brauchen. Im Folgenden geht es um die zentrale Frage:

Wie sollte ein Dashboard aufgebaut sein, damit es in der Praxis schnell, klar und wirksam ist?

Die Antwort: Top-Down-Prinzip – von der Übersicht zur Tiefe, von der Strategie zur operativen Steuerung. Ideal für Entscheider, die täglich zwischen Tempo und Verantwortung balancieren müssen.

A. Übersichtsebene: Executive Summary mit Ampellogik

Die oberste Ebene richtet sich direkt an die Geschäftsführung. Hier gilt: Klarheit vor Komplexität.

Ziel: Chancen und Risiken auf einen Blick erkennen – ohne Analyseaufwand.

1. Ampellogik mit klaren Schwellenwerten

Visualisieren Sie zentrale Steuerungskennzahlen (z. B. EBITDA, Liquidität, Umsatz) mit Ampelfarben:

• grün im Ziel
• orange Abweichung
• rot Handlungsbedarf

Die Schwellenwerte sollten datenbasiert und geschäftsspezifisch definiert sein.

2. Zeit- und Planvergleich

Jede Kennzahl sollte im Kontext stehen:
Monat vs. Vorjahr vs. Planwert – ergänzt durch Trendverläufe oder gleitende Durchschnitte. So lassen sich Entwicklungen frühzeitig erkennen.

3. Fokus auf strategierelevante KPIs

Auf dieser Ebene sollten ausschließlich kennzahlenbasierte Steuerungsgrößen mit unmittelbarer Relevanz für die Geschäftsführung dargestellt werden

Beispiele:

• EBITDA-Marge (operative Ertragskraft)
• Operartiver Cashflow / Liquiditätsreichweite (in Tagen)
• Umsatz vs. Plan
• Strategischer Auftragsbestand
• Working Capital Quote (als Frühindikator für Kapitalbindung)

B. Kennzahlenebene: Tiefe auf einen Klick

Für CFOs oder Bereichsleiter braucht es eine detailliertere Darstellung – die operative Analyseebene.

1. Finanzen & Ertrag

• Umsatz, Rohertrag, EBIT, Cashflow
• Abweichungsanalyse (Ist / Plan / Vorjahr)
• Trendverläufe zur Früherkennung

2. Liquidität & Zahlungsfähigkeit

• Liquiditätsstatus nach Bankkonto
• Offene Posten (Debitoren/Kreditoren)
• Fälligkeiten, Skontofristen, Ausfallrisiken

3. Rentabilität

• Deckungsbeiträge je Produktgruppe (DB1/DB2)
• Break-even-Analysen
• ROI oder ROCE (nicht beide gleichzeitig)

4. Vertrieb & Auftragslage

• Auftragsbestand (aktuelle Auslastung)
• Angebotsvolumen (zukünftige Pipeline)
• Conversion Rates & Pipeline-Stufenanalyse

5. Kostenstruktur

• Fixe vs. variable Kosten
• Kosten je Bereich oder Standort
• Zeitvergleich & Benchmark mit Vorjahr

6. Working Capital Management

• Lagerumschlag & Bestandsreichweiten
• Forderungslaufzeiten (DSO), Zahlungsziele (DPO)
• Cash Conversion Cycle

Best Practice für KMU: Automatisierung durch digitale Belege

Ein Dashboard entfaltet erst dann seine volle Wirkung, wenn es mit aktuellen und verlässlichen Daten gespeist wird. Digitale Belegprozesse sind hier der Schlüssel:

• Integration mit Buchhaltungssystemen (z. B. DATEV, Lexoffice, BuchhaltungsButler)
• Automatischer Belegtransfer per OCR und API-Schnittstellen
• Reduktion manueller Eingriffe → mehr Zeit für Steuerung
• Schnellere Kreditorenprozesse → aktuellere Cashflow-Prognosen

Voraussetzung: Ein klar definierter, durchgängiger, digitaler Prozess. Der Wandel ist weniger technisch – sondern organisatorisch. Der Wandel benötigt eine Strategie zur Einführung digitaler (Beleg-) Prozesse.

Fazit: Struktur schafft Steuerungsfähigkeit

Ein gutes Dashboard ist wie ein gutes Cockpit: übersichtlich, reaktionsschnell, handlungsleitend. Wer es nach dem Top-Down-Prinzip strukturiert, schafft die Grundlage für schnelle Entscheidungen auf sicherer Basis – von der Strategie bis zur operativen Steuerung.